Veškerou lidskou činnost lze vnímat jako soubor procesů, které lze popsat a zároveň se ptát, zdali právě k cíli, ke kterému jednotlivé procesy směřují nevede kratší a rychlejší cesta. Tento postup vnímáme jako optimalizaci procesů a je na něm možno založit i snahu o efektivnější a tím pádem i levnější činnosti. V užším slova smyslu se tato oblast týká procesů v organizaci (firmě, nebo jiné instituci).

Zpravidla začínáme analýzou procesů, která nám dá kompletní obrázek o způsobu fungování organizace. Součástí analýzy jsou jednotliví aktéři procesů a jejich průběh. Po fázi analýzy následuje zpracování návrhů na optimalizace procesů. Tyto návrhy je možno ještě před jejich schválením / zamítnutím nasimulovat, čímž je možno se přiblížit reálným účinkům jejich zavedení.

Je jasné, že zavedení optimalizovaných procesů s sebou může nést i požadavky na organizační změny, neboli může to být ve svém důsledku poměrně komplexní zásah do fungování instituce, ale zpravidla s sebou taková optimalizace nese i výrazné zefektivnění fungování a tedy i nemalé finanční úspory.